Las inversiones en el proceso de gestión documental superan los 6 mil millones de pesos. Más de 13 millones de folios reposan en la bodega del archivo central bajo las más estrictas medidas técnicas ordenadas por el Archivo General de la Nación.
Desde hace un año se abrió al público el archivo documental del departamento del Magdalena, un trabajo de recopilación de información que inició en 2015, y que ha sido exaltado por el Archivo General de la Nación.
Más de 13 millones de folios reposan en este archivo, dentro de los que se destacan documentos de historias laborales , tesorería y de las diferentes dependencias de la administración departamental.
Los documentos se encontraban en avanzado deterioro y gracias al proyecto de renovación que emprendió al administración actual hoy reposan bajo los más altos estándares de seguridad y normas técnicas de archivísticas vigentes.
La gobernadora Rosa Cotes, destacó la disposición de su gobierno a través de la secretaría General, en invertir una cantidad importante de recursos para la recuperación y disposición segura de todos los documentos de interés del gobierno que lidera.
FÁCIL Y RÁPIDO
El secretario General del Departamento Álvaro Méndez Navarro, destacó la importancia de este proyecto que permite conocer la ubicación de cada documento y agiliza el sistema de consulta interno y público.
En un proceso de solicitud, los documentos estarán a disposición del usuario o del funcionario en un tiempo menor a dos horas si es necesario físicamente o menos de media hora si la solicitud del documento es vía digital.
Mientras tanto Eduin Padilla, líder de la Área de Gestión Documental, explicó que además de la disposición física y segura de los documentos, estos también se encuentran digitalizados a través de un software lo que permite no solo conocer internamente la disposición en el archivo sino su durabilidad a través del tiempo.
Padilla, señaló que, el archivo central del Magdalena, está ajustado a las normas de archivística dictadas por el Archivo General de la Nación y a las tablas de retención documental la cuales indican la durabilidad y la permanencia de los documentos en dicho archivo.
ENTRE LOS MEJORES
Un informe reciente del Archivo General de la Nación, ubicó al Magdalena en el puesto 6 a nivel nacional y en el segundo lugar en la región caribe en gestión documental, gracias a este proceso de modernización.
El proceso de gestión documental implementado por el gobierno inició en el año 2016 con la ventanilla única de correspondencia y el sistema INFODOC el cual permite un manejo adecuado y técnico de los documentos que a diario llegan al Palacio Tayrona.
De acuerdo con Jorge Peralta, coordinador del proyecto de gestión documental, una vez llegan a la bodega, los documentos son revisados, clasificados, organizados, foliados, digitalizados y finalmente archivados en cajas.
El archivo central del Magdalena, está ubicado en un complejo de bodegas en la Troncal del Caribe y cuenta con los más altos estándares de seguridad que garantizan el buen estado de los documentos.
